Pra colocar mensagem automática no WhatsApp, use o WhatsApp Business, o aplicativo gratuito do WhatsApp para empresas. Na aba Ferramentas ficam os dois recados que ele manda sozinho: a Mensagem de saudação, para quem chama a empresa, e a Mensagem de ausência, para quando ninguém pode responder. Nas duas, os passos são parecidos: ligar o envio, escrever o texto, escolher quem recebe e salvar.
Se a sua dúvida é o que escrever, vá direto aos modelos prontos para copiar e troque nome, horário e o que a sua empresa precisa saber do cliente. Se você ainda usa o WhatsApp comum, veja antes como levar o seu número para o Business.
Como colocar a mensagem de saudação no WhatsApp Business
A saudação sai para quem escreve pra sua empresa pela primeira vez e também para quem volta a escrever depois de 14 dias sem conversa, segundo a Ajuda do WhatsApp sobre mensagens de saudação. No Android e no iPhone, o caminho começa no mesmo lugar:
- Abra o WhatsApp Business e toque na aba Ferramentas.
- Toque em Mensagem de saudação e ative Enviar mensagem de saudação.
- Toque no texto da mensagem, escreva o seu e confirme: no Android, em OK; no iPhone, em Salvar.
- Em Destinatários, escolha quem recebe: todo mundo, todo mundo menos os contatos salvos, todo mundo menos as pessoas que você marcar, ou só as pessoas que você marcar.
- No Android, toque em Salvar para terminar.
Os nomes dos botões podem mudar um pouco conforme a versão do app; se algo não bater, compare com a ajuda oficial na versão do seu celular: Android ou iPhone. E o celular precisa estar com internet para a saudação sair.
Como ativar a mensagem de ausência
A ausência responde a quem escreve enquanto ela estiver ligada, dentro do horário que você definir. A sequência descrita na Ajuda do WhatsApp sobre mensagens de ausência é esta:
- Na aba Ferramentas, toque em Mensagem de ausência.
- Ative Enviar mensagem de ausência.
- Toque na mensagem, escreva o texto e confirme em OK (Android) ou Salvar (iPhone).
- Em Horário, escolha Enviar sempre, Horário programado ou Fora do horário de atendimento.
- Em Destinatários, defina quem recebe, com as mesmas opções da saudação. No Android, termine em Salvar.
A opção Fora do horário de atendimento só aparece se o horário estiver preenchido no perfil comercial. Se ela não aparecer pra você, cadastre os dias e horários de atendimento no perfil e volte a essa tela.
Depois de salvar, peça a duas pessoas que mandem mensagem de números que não conversaram com a empresa nos últimos 14 dias. Uma escreve fora do expediente, pra conferir a ausência. A outra escreve durante o expediente e deve receber só a saudação, se a ausência estiver em Fora do horário de atendimento. Precisam ser números diferentes: se o mesmo celular mandasse as duas mensagens, a segunda já não traria a saudação, porque esse número acabou de falar com a empresa.
Modelos de mensagem automática para copiar
Pensa numa loja de bicicletas que abre de segunda a sábado, das 9h às 18h. Pelo WhatsApp chegam dois tipos de conversa: gente procurando uma bike e cliente que deixou a bicicleta pra revisão e quer saber se ficou pronta. Um “Olá, em que podemos ajudar?” não adianta nada pra nenhum dos dois. Os modelos abaixo pedem logo a informação que a equipe vai usar pra responder. Troque o nome, o horário e o pedido pelo que vale na sua empresa.
Saudação para quem chama pela primeira vez
Oi! Aqui é da [nome da loja]. Pra gente te atender mais rápido, conta o que você procura: bicicleta nova, peça ou revisão? Se for bike, manda também a altura de quem vai pedalar.
Saudação que também serve para quem já é cliente
Como a saudação volta a sair depois de 14 dias sem conversa, ela chega também a clientes antigos. Esta versão atende os dois casos:
Oi, que bom falar com você! Se você deixou uma bicicleta com a gente, manda o número da ordem de serviço que a equipe confere o andamento. Se é a primeira vez por aqui, conta o que está procurando.
Se preferir que os clientes salvos na agenda não recebam saudação nenhuma, escolha em Destinatários a opção que deixa os seus contatos de fora. E, pra quem volta por causa de uma revisão, a nota de serviço pode levar um QR Code que já abre a conversa com “Quero saber da minha revisão” escrito; o gerador de link de WhatsApp com mensagem pronta monta o link e o QR pra imprimir.
Ausência fora do horário de atendimento
Oi! Se a sua bicicleta está com a gente pra revisão, manda o número da ordem de serviço. Se está procurando uma bike, conta o modelo ou a altura de quem vai pedalar. A equipe responde por aqui quando a loja abrir: de segunda a sábado, das 9h às 18h.
Se quiser destacar o horário de atendimento, dá pra deixar o horário em negrito antes de colar o texto no app. Feriado e dia em que a loja fecha sem aviso pedem outro recado; pra esses casos, use os modelos de ausência para feriado e imprevisto.
Saudação para negócio com hora marcada
Oi! Aqui é do [nome do negócio]. Pra agendar, conta qual serviço você quer e que dias e horários ficam bons pra você. A gente responde por aqui com o horário livre mais próximo.
Na loja de bicicletas, os modelos entram em uso numa terça. Às 19h40, uma cliente escreve “minha bike ficou pronta?”, recebe a ausência e manda o número da ordem. Na quarta, às 9h, o atendente abre a conversa, confere a ordem no balcão e responde: “Bom dia! Conferi a sua ordem: falta só trocar a corrente, e a bike fica pronta às 15h. Pode passar a partir desse horário.” Ele começou o dia já sabendo qual bicicleta procurar. Com isso, o dono decide manter a ausência em Fora do horário de atendimento e deixar a saudação na versão que pede a ordem de serviço.
Dá pra colocar mensagem automática no WhatsApp comum?
A Ajuda do WhatsApp descreve a saudação e a ausência dentro do WhatsApp Business e não mostra um caminho equivalente no WhatsApp comum (o app pessoal, que no nome oficial se chama WhatsApp Messenger). Se o número que os seus clientes conhecem está no app comum, dá pra levar esse mesmo número para o Business, que é gratuito, segundo a ajuda oficial, e então configurar os dois recados.
O mesmo número não funciona nos dois aplicativos ao mesmo tempo. Antes da troca, a ajuda de transferência para o Business recomenda fazer backup das conversas e avisa que os contatos salvos só dentro do WhatsApp não passam para o Business; salve na agenda do celular os que importam. Se ainda estiver em dúvida entre levar o número atual e abrir o Business com outro, veja como criar o WhatsApp Business com o número atual ou com um novo.
Como desativar ou editar a mensagem automática
Pra tirar a resposta automática, desligue o recado que está saindo. No caso da saudação, volte em Ferramentas > Mensagem de saudação e desative Enviar mensagem de saudação. Na ausência, faça o mesmo em Ferramentas > Mensagem de ausência, desativando Enviar mensagem de ausência. Pra mudar só o texto, abra a mesma tela, toque na mensagem, edite e confirme.
Às vezes a vontade de desligar tudo vem de um detalhe da configuração. Se a ausência está chegando no meio do expediente, confira o horário: Enviar sempre manda o recado a qualquer hora até alguém mudar a opção, e Horário programado só vale dentro do período marcado. Se é uma pessoa específica que não precisa receber o recado, como alguém da equipe que fala com a loja pelo próprio número, tire só ela em Destinatários, com Todos, exceto…
Se o WhatsApp está respondendo sozinho e você não lembra de ter ligado nada, olhe essas duas telas primeiro. Depois veja em Ferramentas se o Meta Business Agent está ativo. É o agente de IA que a Meta oferece a empresas qualificadas em mercados selecionados, e pode aparecer como Agente de IA. Confira ainda se o número está conectado a algum outro sistema de atendimento que responde por ele.
Por que a mensagem automática não chegou
Quando alguém diz que não recebeu nada, a Ajuda do WhatsApp e as regras de cada recado apontam estas causas:
- Regra dos 14 dias: quem escreveu pra empresa nos últimos 14 dias não recebe a saudação.
- Destinatários: com Somente… ou Todos, exceto…, a pessoa pode ter ficado de fora.
- Meta Business Agent: quando ele está conectado, a saudação fica desativada automaticamente; pra voltar a usá-la, é preciso apagar o agente.
- Horário da ausência: um Horário programado que já terminou não envia mais nada, e Fora do horário de atendimento depende do horário preenchido no perfil.
- Celular sem internet: os dois recados só saem com o aparelho conectado.
Se tudo isso estiver certo, a ajuda sugere desligar e religar a opção, atualizar o WhatsApp Business e reiniciar o celular.
Quando saudação e ausência não dão conta
No meio do expediente, a saudação e a ausência não cuidam das perguntas que se repetem, como prazo de revisão ou forma de pagamento. Pra elas, o app tem as respostas rápidas: textos salvos que alguém da equipe escolhe e envia com um atalho. Elas poupam digitação, mas continuam dependendo de uma pessoa na conversa. Se a equipe digita as mesmas respostas o dia todo, vale salvar as respostas rápidas do WhatsApp Business com o texto que já funciona.
Saudação e ausência mandam o mesmo texto pra qualquer pergunta. Quando chegam muitas perguntas diferentes fora do horário, sobre modelo, tamanho e prazo, uma IA ligada ao número pode ler a mensagem, responder com as informações que você cadastrou e deixar pra equipe o que precisa de conferência, como o andamento de uma revisão. Ela só deve confirmar estoque ou prazo se tiver acesso a esses dados atualizados. O guia de chatbot com IA no WhatsApp ajuda a comparar as opções antes de contratar.
Se a loja de bicicletas decidir testar uma IA, a primeira pergunta é a da cliente da terça. No AgenteZap, dá pra preparar e testar a conversa com IA num simulador antes de conectar o número. Escreva nas instruções da IA que, em pergunta sobre revisão, ela peça o número da ordem de serviço e não dê prazo. Depois mande no simulador “minha bike ficou pronta?” e veja se a resposta segue essa instrução. Se mais tarde ligar a IA ao número, confira se a saudação do app continua ativa, pra cliente não receber dois recados seguidos. Monte esse primeiro teste com as perguntas da sua loja no AgenteZap.