A mensagem de ausência é o recado que o WhatsApp Business manda sozinho quando ninguém pode responder. O texto certo muda com a situação: o recado de toda noite não serve para o feriado, e nenhum dos dois serve para o dia em que a loja fecha sem aviso.
Pensa numa casa de carnes de bairro, aberta de segunda a sábado a partir das 7h. Às nove da noite de uma quinta, chega: “Vocês ainda têm costela?”. A dona já fechou o caixa e só vai pegar o celular na manhã seguinte.
Modelo de mensagem de ausência para depois do expediente
Oi! A loja está fechada agora. Atendemos de segunda a sábado a partir das 7h e respondemos por aqui na ordem das mensagens. Se for encomenda, já conta qual corte, quanto e pra quando, que a gente confere assim que abrir.
O texto não diz “hoje” nem “amanhã” de propósito. A opção que manda esse recado, “Fora do horário de atendimento”, dispara em qualquer hora fora do horário cadastrado no perfil da empresa: às nove da noite, às seis da manhã e no domingo inteiro. Um “amanhã abrimos às 7h” enviado às seis da manhã de sexta confundiria a cliente. Segundo a ajuda do WhatsApp sobre mensagem de ausência, essa opção só fica disponível se o horário de atendimento estiver definido no perfil; onde ligar a ausência e escrever o texto está explicado em como configurar as mensagens automáticas do WhatsApp Business.
Na quinta, a cliente lê o recado e completa: “Queria 3 kg, pra sábado.” É esse segundo pedaço que vai deixar a resposta da manhã pronta numa mensagem só.
Nas noites comuns, a dona também usa a lista de destinatários “Todos, exceto…” para deixar de fora o fornecedor de carne, que manda mensagem de madrugada para combinar a entrega e não precisa receber o recado toda vez.
Mensagem de ausência para feriado
O feriado de 12 de outubro cai numa segunda. Com o domingo já fechado, a loja fica dois dias sem abrir. Para isso, a opção é “Horário programado”, e o período certo começa quando a loja fecha no sábado e termina na terça às 7h, porque é aí que ela reabre:
Oi! A loja fica fechada neste domingo e na segunda-feira, dia 12, que é feriado. Voltamos na terça às 7h. Se quiser deixar encomenda pra semana, conta qual corte, quanto e pra quando, que a gente responde assim que reabrir.
A ajuda do WhatsApp descreve um texto e uma opção de horário por vez, e o “Horário programado” envia o recado só dentro do período escolhido. Então, quando o feriado passa e ninguém mexe, a partir da noite de terça ninguém recebe recado nenhum. Por isso, na terça, a dona volta o texto de todas as noites e a opção “Fora do horário de atendimento”.
Mensagem de ausência para imprevisto: a loja fechou sem aviso
Numa terça, acaba a luz no bairro às duas da tarde. A câmara fria não pode ser aberta, e a dona fecha a porta. Aqui entra “Enviar sempre”, que manda o recado a qualquer hora até alguém trocar a opção:
Oi! Acabou a luz aqui no bairro e a loja fechou por enquanto. Assim que a energia voltar e a gente reabrir, respondemos todo mundo por aqui. Quem tem encomenda marcada, a gente avisa se mudar alguma coisa.
Neste caso, a lista de destinatários volta para “Todos”, porque o fornecedor precisa saber que a loja não vai receber a entrega. E há um detalhe que vale lembrar: segundo a mesma ajuda, o celular precisa estar com internet para a ausência sair. Se a queda de luz derrubar também o wi-fi da loja, o recado só vai se o aparelho tiver dados móveis.
Quando a luz volta, a dona troca de novo para “Fora do horário de atendimento”, com o texto de todas as noites, e tira o fornecedor da lista outra vez.
Quando o recado não sai
Se um cliente disser que não recebeu nada, vale conferir quatro coisas antes de reescrever o texto. O celular precisava estar com internet no horário. O horário de atendimento do perfil tem que estar preenchido e certo, porque sem ele a opção de fora do horário não fica disponível. A opção não pode ter ficado presa num “Horário programado” que já acabou. E o cliente não pode ter ficado de fora da lista de destinatários. Quem trabalha com hora marcada também pode adaptar os três textos trocando a encomenda pelo agendamento: “conta o serviço e o dia que você quer”, em vez de corte e quantidade.
A manhã de sexta
Na sexta às 7h, a dona abre o WhatsApp, confere a câmara, vê que tem costela e responde:
Bom dia! Tem sim. Separei 3 kg pra você, fica pronta pra retirar no sábado a partir das 7h, no seu nome. Se mudar alguma coisa, é só avisar por aqui.
Depois dessa semana, a dona toma três decisões. Guarda os três textos numa nota do celular, pra não escrever de novo no próximo feriado. No dia 24, antes de fechar o caixa, programa a ausência do Natal para começar no fechamento. E deixa um bilhete no caixa, “trocou a ausência?”, para o dia em que a luz voltar.
Se as mensagens da noite começarem a se acumular a ponto de atrasar a manhã, um agente de IA pode responder as perguntas repetidas, como horário, cortes que a loja trabalha e como encomendar, e deixar a confirmação da reserva para a dona. Só que ele também depende do que for escrito nas informações dele: o feriado de segunda precisa estar lá, do mesmo jeito que estava no recado. Antes de ligar o número da loja, dá pra fazer as perguntas da cliente num simulador e ver o que ele responde, como mostra o texto sobre o que delegar a um agente de IA no WhatsApp.