Antes de baixar o aplicativo, resolva uma coisa: o número que seus clientes já conhecem vai para o Business ou você vai separar um número novo para a empresa? Essa escolha muda o que acontece com as conversas antigas. Fazer o WhatsApp Business é registrar o número no app comercial, completar o perfil e conferir se uma mensagem chega e recebe resposta. Não exige contratar uma API nem ligar uma IA para começar.
Pensa numa cafeteria pequena que recebe encomendas pelo número da dona, hoje no WhatsApp comum. Ela decide levar esse mesmo número para o Business: os clientes continuam chamando o contato conhecido, mas a conta deixa de funcionar ao mesmo tempo no app comum. Antes da mudança, confere o backup e as encomendas que ainda precisa acompanhar; não presume que todo o histórico vá aparecer do outro lado. Se preferisse separar as conversas pessoais, poderia abrir o Business com outro número e avisar os clientes do novo contato.
Escolha o número antes de mexer nas conversas
Com um número novo, você começa a conta comercial sem transferir as conversas do número pessoal. O número precisa ser seu e estar apto a receber o código de registro por SMS ou ligação. Segundo a ajuda oficial de registro, um telefone fixo elegível também pode ser confirmado por chamada; por isso, não é correto dizer que todo negócio precisa de um segundo chip físico. Já números VoIP, 0800 e alguns tipos de ramal não são aceitos nesse cadastro. Não use um número ao qual você possa perder acesso depois: ele será necessário para confirmar a conta novamente.
Como a cafeteria vai manter o número usado no WhatsApp comum, o caminho é migrar esse mesmo número para o Business. Antes, abra o WhatsApp comum, faça o backup e confira se ele terminou. Verifique também se os contatos importantes estão na agenda do telefone, não apenas salvos dentro do aplicativo. A ajuda de migração do WhatsApp recomenda esse cuidado; no iPhone, a sequência de confirmação tem particularidades. O backup reduz o risco, mas não dá para prometer que qualquer histórico será restaurado em qualquer aparelho: para recuperar uma cópia, o WhatsApp exige o mesmo número e a mesma conta Google ou iCloud usados no backup. Não desinstale ou limpe o app antigo antes de ter certeza do caminho que vai seguir.
O WhatsApp comum e o Business podem ficar no mesmo celular se cada um tiver um número diferente. Com o mesmo número, não são duas caixas simultâneas. Vale decidir isso agora, antes de distribuir um link novo no Instagram ou trocar o contato impresso no balcão.
Registre a conta e arrume o que o cliente vai ver
Instale o aplicativo certo: WhatsApp Business na Google Play ou WhatsApp Business na App Store brasileira. Confira o nome e o desenvolvedor da listagem antes de instalar. Abra o app, aceite os termos, informe o número escolhido e confirme o código recebido pelo caminho oferecido. Não passe esse código a outra pessoa, mesmo que ela diga estar ajudando a cadastrar a empresa.
Na migração, confira o número que o Business sugerir e selecione o mesmo número que estava no WhatsApp comum. No Android, autorize a transferência de histórico e mídia quando o app solicitar; no iPhone, siga a verificação e a opção de restauração mostradas no seu aparelho. Se aparecer uma cópia para restaurar, confira se ela corresponde àquele número e à conta Google ou iCloud usada no backup. Não escolha outro número esperando que as conversas antigas venham junto, nem trate a cópia como garantia de recuperar tudo. Quem começa com um número novo e sem conversas anteriores não precisa restaurar um backup do número pessoal para criar a conta.
Depois do registro, preencha o perfil com o nome pelo qual o negócio é conhecido, uma descrição curta, categoria e horário que a equipe consegue cumprir. Acrescente uma foto que identifique a loja, se tiver uma adequada. Quando o recorte redondo do perfil come as pontas dela, a ferramenta que encaixa a foto inteira no círculo do perfil coloca a imagem toda dentro de um quadrado com fundo. Endereço, site e email ajudam quando fazem sentido. Na cafeteria, “Aceitamos encomendas de bolos; atendimento de terça a sábado” informa mais que “qualidade e carinho para você”. Se sábado fecha às 13h, o perfil precisa dizer isso. A ajuda oficial sobre o perfil comercial mostra os campos disponíveis; a ordem e os nomes das telas podem mudar entre Android e iPhone. O código recebido para registrar o número não é um selo de conta verificada, que tem regras e análise próprias.
Faça uma primeira conversa antes de divulgar o contato
Peça a alguém de confiança que não use o número da conta comercial para abrir o perfil e conferir nome e horário; se você colocou foto, peça que confira também. Depois, essa pessoa envia uma pergunta simples ao Business: “Vocês abrem no sábado?”. Na cafeteria do exemplo, já com o número conhecido migrado e o horário definido no perfil, a dona recebe a mensagem e responde: “Abrimos, sim, das 9h às 13h. Se for encomenda de bolo, me diga para quantas pessoas.” A outra pessoa confirma que recebeu a resposta. Assim ela verifica a primeira troca no mesmo contato que os clientes já conheciam; você pode conferir as duas pontas do seu número antes de divulgá-lo. É um teste sugerido para você fazer; não testamos a sua conta.
Se a mensagem não chegar, confira primeiro o número informado, a conexão do aparelho e se a conta terminou o registro. Se a resposta não aparecer para o contato, não comece a divulgar o número como se tudo estivesse pronto. Também não reinstale o aplicativo por impulso quando há conversas que você quer preservar: confira antes se já existe um backup do Business e de quando ele é e volte às orientações de registro da ajuda oficial para o seu sistema.
Com o básico funcionando, uma mensagem automática de saudação ou ausência pode informar quando haverá resposta, sem fingir que alguém está atendendo naquele instante. Se outras pessoas começarem a responder pelo mesmo canal, a questão passa a ser quem assume cada conversa; uma central de atendimento no WhatsApp trata desse passo seguinte.